Unterweisung und Recht
Unterweisungsnachweis: So führst Du ihn, damit er im Audit trägt
Wenn die Berufsgenossenschaft oder der Auditor fragt, wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde, brauchst Du die Antwort in Minuten, nicht aus fünf Ordnern. Hier steht, was in den Nachweis gehört, wann Unterschriften Pflicht sind und wie Du ihn digital je Person führst.
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Was ist ein Unterweisungsnachweis und wer verlangt ihn?
Ein Unterweisungsnachweis hält fest, wer wann von wem zu welchem Thema unterwiesen wurde. Er belegt, dass Dein Unternehmen seine Unterweisungspflicht erfüllt hat. Die Pflicht zur Unterweisung selbst steht in § 12 Arbeitsschutzgesetz. Dass sie dokumentiert werden muss, regelt die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 in § 4 Absatz 1: Die Unterweisung ist mindestens einmal jährlich zu wiederholen und „muss dokumentiert werden“.
Nach dem Nachweis fragen vor allem drei Stellen:
| Wer fragt | Wann | Was Du zeigen solltest |
|---|---|---|
| Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse | Bei Betriebsbesichtigungen und nach Unfällen | Die letzte Unterweisung der betroffenen Personen, mit Inhalt und Datum |
| Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz | Bei Kontrollen im Betrieb | Nachweise je Arbeitsbereich, auch zu speziellen Vorschriften wie Gefahrstoffen oder Arbeitsmitteln |
| Auditor | Bei Zertifizierungsaudits, etwa nach ISO 45001 oder ISO 9001 | Eine vollständige Übersicht, wer wann unterwiesen wurde, und wie Du Lücken erkennst |
Damit Dein Nachweis im Audit trägt, geht es in diesem Ratgeber um Deine Pflichten bei der Dokumentation: was hineingehört, wann Unterschriften Pflicht sind und wie Du ihn führst. Welche Unterweisungen Du wie oft durchführen musst, erklärt der Ratgeber Unterweisung nach DGUV.
Was muss in einen Unterweisungsnachweis?
Eine feste Form schreibt die DGUV Vorschrift 1 nicht vor. Die DGUV Regel 100-001, die die Vorschrift erläutert, enthält aber ein Muster. Daran orientieren sich die meisten Vorlagen. Mit diesen Angaben bist Du auf der sicheren Seite:
| Angabe | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Unternehmen und Arbeitsbereich | Muster GmbH, Fertigung Halle 2 | Die Unterweisung bezieht sich auf einen Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich |
| Anlass | Erstunterweisung, Wiederholungsunterweisung oder Unterweisung aus besonderem Anlass | Zeigt, ob Du Fristen und Anlässe wie neue Maschinen einhältst |
| Datum | 12.03.2026 | Belegt die jährliche Wiederholung |
| Inhalte | Gefährdungen an der Drehmaschine, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Notfall | Ohne Inhalt lässt sich nicht prüfen, ob die Unterweisung zum Arbeitsplatz passt |
| Unterweisende Person | Name und Funktion, etwa Meister Fertigung | Unterweisen dürfen nur Personen mit Weisungsbefugnis |
| Teilnehmende | Name oder Personalnummer | Der Nachweis gilt je Person, nicht je Termin |
| Bestätigung | Unterschrift oder dokumentierte Teilnahme | Pflicht nur nach manchen Vorschriften, siehe unten |
| Verständniskontrolle | Ergebnis eines kurzen Tests | Die DGUV Regel 100-001 verlangt, dass Du Dich vom Verständnis überzeugst |
Die letzte Zeile steht nicht im Muster der DGUV, hilft aber im Gespräch mit der Berufsgenossenschaft: Eine Unterschrift belegt die Anwesenheit, ein Testergebnis zeigt, dass die Inhalte angekommen sind.
Muss ein Unterweisungsnachweis unterschrieben werden?
Nicht immer. Die DGUV Regel 100-001 stellt klar, dass die DGUV Vorschrift 1 weder eine bestimmte Form noch eine Unterschrift vorschreibt. Einige staatliche Vorschriften verlangen aber ausdrücklich Schriftform oder eine Unterschrift. Was für Dich gilt, hängt von Tätigkeit und Thema ab:
| Vorschrift | Gilt für | Was festzuhalten ist |
|---|---|---|
| DGUV Vorschrift 1, § 4 | Alle Unterweisungen | Dokumentation, Form frei, keine Unterschrift vorgeschrieben |
| Betriebssicherheitsverordnung, § 12 Abs. 1 | Unterweisung zu Arbeitsmitteln, etwa Maschinen, Leitern, Flurförderzeugen | Datum und Namen der Unterwiesenen, schriftlich |
| Gefahrstoffverordnung, § 14 Abs. 2 | Tätigkeiten mit Gefahrstoffen | Inhalt und Zeitpunkt, schriftlich, bestätigt durch Unterschrift der Unterwiesenen |
| Jugendarbeitsschutzgesetz, § 29 | Beschäftigte unter 18 Jahren | Unterweisung vor Beginn der Beschäftigung und mindestens halbjährlich |
Auch wo keine Unterschrift vorgeschrieben ist, erleichtert sie laut DGUV Regel 100-001 den Nachweis. Bei Gruppenunterweisungen genügt eine Teilnehmerliste mit einer Unterschrift je Person.
Wie lange musst Du Unterweisungsnachweise aufbewahren?
Eine feste Frist nennen weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1. Häufig liest Du „zwei Jahre“. Das ist eine Empfehlung, keine Vorschrift. Praktisch gilt: Halte für jede Person mindestens die letzte Unterweisung zu jedem Thema bereit. Nach einem Unfall wird gefragt, ob die betroffene Person vorher unterwiesen war. Dafür ist ein längerer Zeitraum hilfreich. Prüfe außerdem, ob für Deine Branche eigene Fristen gelten.
Wie oft muss der Nachweis erneuert werden?
So oft, wie unterwiesen wird: vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Änderungen im Aufgabenbereich oder bei neuen Arbeitsmitteln und danach mindestens einmal jährlich. Für Jugendliche gilt ein halbjährlicher Rhythmus. Jede Unterweisung erzeugt einen neuen Eintrag. Ein Nachweis, der älter als zwölf Monate ist, zeigt im Audit eine Lücke. Die Fristen je Thema findest Du in der Tabelle im Ratgeber Unterweisung nach DGUV.
Beispiel: Jährliche Unterweisung in der Fertigung nachweisen
Ein Maschinenbaubetrieb mit 180 Beschäftigten bereitet sein Zertifizierungsaudit vor. Die jährliche Unterweisung „Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz“ für die 45 Beschäftigten der Fertigung läuft digital: Jede Person arbeitet ein Selbstlernmodul durch und legt danach ein kurzes Examen ab. Offene Fragen klärt der Meister in der Schichtbesprechung. So setzt sich der Nachweis zusammen:
| Angabe | Im Beispiel | Woher |
|---|---|---|
| Teilnehmende | 45 Personalnummern der Fertigung | Im Examen hinterlegt, Teilnahme automatisch erfasst |
| Datum | Zeitpunkt der Abgabe je Person | Export als Excel- oder PDF-Datei |
| Verständniskontrolle | Ergebnis je Person, etwa 9 von 10 Fragen richtig | Export als Excel- oder PDF-Datei |
| Bestätigung je Person | Zertifikat als PDF | Im Examen heruntergeladen, abgelegt in der Personalakte |
| Inhalte und Anlass | Wiederholungsunterweisung, Kapitel des Selbstlernmoduls | Ergänzt Du einmal pro Durchgang in Deiner Dokumentation |
| Unterweisende Person, Rückfragen | Meister Fertigung, Schichtbesprechung am 14.03.2026 | Ergänzt Du in Deiner Dokumentation |
Wer im Examen fehlt, siehst Du in der Auswertung auf einen Blick und kannst gezielt nachfassen, statt Papierlisten abzugleichen.
Unterweisungsnachweis digital führen mit QuizAcademy
Mit QuizAcademy besteht eine Unterweisung aus zwei Teilen: einem Kurs zum Lernen und einem Examen als Wissensnachweis. Für neun Pflichtthemen wie Arbeitssicherheit, Brandschutz oder Erste Hilfe liegen fertige Vorlagen bereit, die Du an Deinen Betrieb anpasst. Deine Beschäftigten nehmen per Link, QR-Code oder PIN im Browser teil, ohne Konto und ohne App.
| Was Du brauchst | So geht's | Was Du bekommst |
|---|---|---|
| Examen anlegen | Klicke im Dashboard bei „Examen“ auf „Neu erstellen“ oder übernimm eine Vorlage | Prüfungsfragen zu Deiner Unterweisung |
| Nachweis je Person | „Zugriff beschränken“ aktivieren und Namen oder Personalnummern hinterlegen, per Hand oder als Tabelle | Nur hinterlegte Personen nehmen teil, die Teilnahme wird automatisch dokumentiert |
| Ergebnisse für den Ordner | Export der Auswertung | Excel- oder PDF-Datei mit Ergebnis je Person |
| Bestätigung für die Personalakte | Zertifikat im Examen herunterladen | Zertifikat je Person als PDF |
Wichtig: Die digitale Unterweisung ersetzt nicht die Unterschrift, wo eine Vorschrift sie verlangt, etwa nach § 14 Gefahrstoffverordnung. Rückfragen müssen außerdem möglich sein, das reine Selbststudium reicht nach DGUV Regel 100-001 nicht aus. Plane dafür einen Termin oder einen festen Ansprechpartner ein. Wie das bei der Gefahrstoffunterweisung zusammenpasst, zeigt die Einsatzseite.
Für Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten: QuizAcademy läuft in der AWS-Region Frankfurt, der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist inklusive, und im Examen genügt eine Personalnummer statt des Klarnamens. Alle Vorlagen und den Ablauf findest Du unter Unterweisungen digital durchführen.
Diese Lücken fallen im Audit auf
- Nur Datum und Unterschrift, kein Inhalt – niemand kann prüfen, ob die Unterweisung zum Arbeitsplatz passt
- Anwesenheit belegt, Verständnis nicht – genau danach fragt die Berufsgenossenschaft
- Listen in verschiedenen Ordnern – vor dem Audit beginnt die Suche
- Nachholtermine für Kranke, Neue und Schichtarbeiter nicht erfasst
- Leiharbeitnehmer vergessen – für die arbeitsplatzbezogene Unterweisung ist der Entleiher zuständig
Tipp: Lege für jedes Pflichtthema ein eigenes Examen pro Jahr an, etwa „Arbeitssicherheit Fertigung 2026“. Dann findest Du im Audit jeden Durchgang sofort.
Stand: 04.11.2026, abgerufen am 04.11.2026. Keine Rechtsberatung: Prüfe im Einzelfall die für Deine Branche geltenden Vorschriften und frag bei Bedarf Deine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Deine Berufsgenossenschaft. Quellen: § 12 ArbSchG · DGUV Vorschrift 1, § 4 · DGUV Regel 100-001 (Ausgabe 06/2025), Abschnitt 2.3.1 · § 12 BetrSichV · § 14 GefStoffV · § 29 JArbSchG
Was Kunden über QuizAcademy sagen
Wir haben unsere jährlichen Unterweisungen erfolgreich mit QuizAcademy durchgeführt. Besonders erfreulich ist, dass diese digitale Form der Unterweisung auch im Rahmen unseres Zertifizierungsaudits erfolgreich geprüft und anerkannt wurde.
Remo LehmannMWS Märkische Wach & Schutz GmbH
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Übernimm eine Vorlage, hinterlege Deine Beschäftigten im Examen und exportiere die Ergebnisse je Person als Excel- oder PDF-Datei.
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FAQ: Häufige Fragen zum Unterweisungsnachweis
Muss ein Unterweisungsnachweis unterschrieben werden?
Nicht immer. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt eine Dokumentation, schreibt aber weder Form noch Unterschrift vor. Eine Unterschrift verlangen einzelne staatliche Vorschriften, etwa § 14 Gefahrstoffverordnung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen. Die Betriebssicherheitsverordnung fordert, Datum und Namen schriftlich festzuhalten. Auch ohne Pflicht erleichtert eine Unterschrift den Nachweis.
Wie lange muss ich Unterweisungsnachweise aufbewahren?
Eine feste Frist nennen weder das Arbeitsschutzgesetz noch die DGUV Vorschrift 1. Oft werden zwei Jahre empfohlen. Halte für jede Person mindestens die letzte Unterweisung zu jedem Thema bereit, denn nach einem Unfall wird danach gefragt.
Reicht ein digitaler Unterweisungsnachweis?
Für die Dokumentation nach DGUV Vorschrift 1 ist keine Form vorgeschrieben, ein digitaler Nachweis ist also möglich. Wo eine Vorschrift eine Unterschrift verlangt, wie die Gefahrstoffverordnung, ersetzt er sie nicht. Wichtig ist außerdem, dass Rückfragen möglich sind und Du Dich vom Verständnis überzeugst, etwa mit einem kurzen Test.
Wer muss den Unterweisungsnachweis führen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann die Unterweisung an Führungskräfte mit Weisungsbefugnis übertragen, etwa Meister oder Teamleitungen, behält aber die Gesamtverantwortung. Fachkräfte für Arbeitssicherheit beraten und wirken mit, unterweisen aber nicht eigenverantwortlich.
Was kostet ein digitaler Unterweisungsnachweis mit QuizAcademy?
Du startest kostenfrei mit bis zu fünf Examen mit je bis zu 10 Teilnehmenden. Mit der Lizenz Standard für 14,99 € pro Monat bei jährlicher Zahlung (179,99 € pro Jahr) zzgl. MwSt. sind Teilnehmende und Inhalte unbegrenzt. Deine Beschäftigten nutzen QuizAcademy immer kostenfrei und ohne Konto.